Guía para organizar tu boda en 12 meses: qué hacer y cuándo para disfrutar del proceso
Organizar una boda en 12 meses
Organizar una boda en 12 meses puede parecer sencillo al principio: elegir un lugar bonito, buscar fotógrafo, pensar en la decoración, probar vestidos… hasta que empiezan a aparecer presupuestos, contratos, invitados, horarios y decisiones que dependen unas de otras.
Y ahí es cuando llega la famosa pregunta: ¿por dónde empezamos?
Si tienen aproximadamente un año por delante, están en un momento perfecto. Doce meses permiten organizar una boda con calma, comparar proveedores y tomar decisiones pensando realmente en lo que quieren, no simplemente en lo que queda disponible.
Esta es nuestra guía para organizar una boda en 12 meses, basada en cómo entendemos las bodas en Venedí Planner: con planificación, personalidad y, sobre todo, disfrutando también del camino.
12 meses antes: antes de reservar, definan su boda
Antes de abrir Pinterest y guardar 200 fotografías ,que sabemos que va a pasar, hay algunas decisiones mucho más importantes.
Empiecen hablando entre ustedes sobre cómo imaginan ese día.
¿Una boda grande o íntima? ¿Ceremonia civil o religiosa? ¿En interior o exterior? ¿Una celebración elegante, natural, clásica, moderna…? ¿Qué cosas son realmente importantes para ustedes?
En este momento deberían definir:
Presupuesto aproximado.
Número inicial de invitados.
Zona donde quieren celebrar la boda.
Época del año o posibles fechas.
Tipo de celebración.
Qué partidas son prioritarias para ustedes.
Si quieren organizarla solos o contar con una Wedding Planner.
No necesitan tenerlo absolutamente todo decidido. Lo importante es establecer una base que permita tomar las siguientes decisiones con sentido.
Consejo Venedí: no empiecen contratando proveedores sin saber cuánto quieren invertir en el conjunto de la boda. Un presupuesto bien distribuido desde el principio evita muchos sustos después.
11 meses antes: lugar y fecha
Ahora sí empieza a tomar forma.
Es momento de visitar espacios para la celebración y, si la ceremonia se realiza en otro lugar, comprobar también su disponibilidad.
En Galicia, y especialmente si buscan fechas de primavera o verano, algunos espacios y proveedores pueden reservarse con bastante antelación.
Cuando visiten una finca, pazo o restaurante, no se queden únicamente con lo bonito que aparece en las fotografías.
Pregunten por horarios, exclusividad, número mínimo de invitados, qué incluye el precio, mobiliario, montaje, desmontaje, proveedores externos y, algo especialmente importante en Galicia: el plan B en caso de lluvia.
Una vez elegido el espacio y confirmada la fecha, ya tienen el punto de partida real de la boda.
10 meses antes: los proveedores que marcan la diferencia
Con fecha y lugar cerrados, toca empezar con aquellos profesionales cuya disponibilidad depende directamente del día de la boda.
Normalmente hablamos de:
Fotografía.
Vídeo.
Música o DJ.
Wedding Planner, si todavía no la han contratado.
Catering, cuando no está incluido en el espacio.
Oficiante, si será una ceremonia civil personalizada.
Aquí recomendamos comparar, pero sin convertir la búsqueda en una competición para encontrar simplemente el precio más bajo.
Vean trabajos completos, hablen con los profesionales y comprueben si conectan con su manera de trabajar. Son personas que estarán presentes en momentos importantes de su día y esa confianza también cuenta.
9 meses antes: vestido, traje y primeras decisiones de diseño
Es un buen momento para empezar a buscar el vestido de novia y el traje.
También podemos comenzar a definir la parte estética de la boda: colores, flores, materiales, iluminación, papelería, tipo de mesas, ceremonia, seating plan…
No significa comprar toda la decoración nueve meses antes.
Significa crear una línea estética coherente.
En Venedí nos gusta que una boda tenga un hilo conductor. Que cuando un invitado llegue, vea la ceremonia, pase al cóctel y después entre al banquete, todo forme parte de la misma historia.
No se trata de llenar cada rincón de cosas. Se trata de elegir bien.
8 meses antes: lista de invitados y Save the Date
La lista inicial de invitados que hicieron al principio empieza ahora a convertirse en una lista mucho más real.
Revisen nombres, acompañantes, niños y posibles compromisos familiares.
Si tienen invitados que viven fuera de Galicia o necesitan organizar vuelos y alojamiento, pueden enviar un Save the Date para que reserven la fecha.
También es buen momento para investigar alojamientos cercanos y opciones de transporte.
7 meses antes: flores, decoración y experiencia
A estas alturas ya deberían tener bastante claro cómo quieren que se vea su boda.
Ahora podemos empezar a aterrizarlo.
Ceremonia, centros de mesa, flores, velas, rincones especiales, cartelería, seating plan, iluminación…
Pero también hay otra pregunta que nos gusta hacer:
¿Cómo quieren que se sienta su boda?
Porque una boda no es únicamente decoración.
Es la música que escucha un invitado cuando llega, cómo se le recibe, la iluminación cuando empieza a caer la noche, un aroma determinado, la forma de presentar un detalle o esa pequeña sorpresa que nadie esperaba.
En Venedí trabajamos mucho esta parte porque creemos que los invitados quizá olviden exactamente cómo era un centro de mesa, pero difícilmente olvidarán cómo se sintieron ese día.
6 meses antes: invitaciones y logística
Llegamos al ecuador.
Es momento de preparar o enviar las invitaciones y empezar a organizar cuestiones que muchas veces se dejan para el final.
Invitaciones.
Transporte de invitados.
Alojamientos.
Peluquería y maquillaje.
Pruebas de estilismo.
Detalles para invitados, si quieren tenerlos.
Trámites necesarios para la ceremonia.
Luna de miel.
También recomendamos revisar el presupuesto.
A estas alturas ya tienen suficientes partidas contratadas para comprobar cuánto llevan invertido y cuánto queda disponible.
5 meses antes: música y momentos importantes
Ahora empieza una de nuestras partes favoritas: pensar cómo quieren vivir el día.
¿Qué canción sonará durante su entrada?
¿Habrá discursos?
¿Quieren hacer algún regalo?
¿Primer baile tradicional o algo completamente diferente?
¿Habrá alguna sorpresa?
Empiecen a apuntar estos momentos, aunque todavía no sepan exactamente cuándo ocurrirá cada uno.
Más adelante los integraremos en el timing general de la boda.
4 meses antes: gastronomía y últimos proveedores
Es momento de revisar el menú y realizar las degustaciones cuando corresponda.
También deberían quedar prácticamente cerrados los proveedores pendientes: repostería, iluminación especial, animación, música en directo, transporte, decoración adicional, alquileres…
Aquí aparece algo muy habitual: empezar a añadir cosas simplemente porque las hemos visto en otras bodas.
Antes de hacerlo, pregúntense:
¿Esto tiene sentido en nuestra boda o simplemente nos parece bonito?
No necesitan tener absolutamente todo lo que aparece en Instagram para conseguir una boda espectacular.
3 meses antes: confirmaciones
Entramos en la etapa en la que las ideas empiezan a convertirse en organización real.
Es momento de solicitar confirmaciones de asistencia y recopilar información importante:
Invitados confirmados.
Alergias e intolerancias.
Menús especiales.
Niños.
Necesidades de transporte.
Alojamiento.
Personas mayores o con necesidades específicas.
También empezamos a trabajar con una cifra de invitados mucho más aproximada.
2 meses antes: mesas, timing y coordinación
Ahora comienza el pequeño Tetris de todas las bodas: organizar las mesas.
Tengan paciencia. Probablemente harán varias versiones antes de llegar a la definitiva.
Paralelamente debería empezar a construirse el cronograma completo del día.
Hora de llegada de cada proveedor, montajes, peluquería y maquillaje, fotografía, ceremonia, cóctel, entrada al banquete, discursos, regalos, baile, barra libre…
Una boda puede parecer espontánea para los invitados.
Detrás, normalmente, hay un horario bastante poco espontáneo.
Y precisamente esa es la idea: que ustedes no tengan que estar pendientes de él.
1 mes antes: revisar, confirmar y dejar de improvisar
El último mes no debería utilizarse para empezar a organizar la boda.
Debería utilizarse para cerrarla.
Confirmamos proveedores, horarios, cantidades, pagos pendientes, distribución de espacios, decoración, transporte, música, invitados y posibles cambios.
También dejamos preparado un plan para pequeños imprevistos.
Porque sí: en prácticamente todas las bodas ocurre algo que no estaba previsto.
Un proveedor que se retrasa. Un invitado que cambia de mesa. Una flor que llega diferente. Una persona que decide preparar una sorpresa cinco minutos antes.
La diferencia no está en conseguir una boda donde nunca ocurra nada.
Está en que alguien pueda resolverlo sin que ustedes tengan que enterarse.
La última semana: ya no toca organizar
La semana de su boda deberían estar pensando en descansar, recoger el vestido o traje, preparar las cosas personales y disfrutar de ese extraño momento en el que empiezan a pensar:
“Después de tantos meses… ya está aquí.”
El equipo de coordinación debería tener toda la información necesaria: contactos de proveedores, horarios, distribución, montaje, ceremonia, canciones, discursos, sorpresas y plan B.
A estas alturas, nuestra frase favorita es bastante sencilla:
Ahora les toca soltar.
El día de la boda: ustedes tienen otro trabajo
Disfrutar.
Parece evidente, pero no siempre ocurre.
He visto parejas pendientes del teléfono, preguntando cuándo llega un proveedor, comprobando dónde están los regalos o intentando averiguar quién tiene que dar una indicación.
Y ese no debería ser su trabajo ese día.
Una boda lleva meses de decisiones para unas horas que pasan increíblemente rápido.
Por eso, cuando llega el momento, nuestra filosofía en Venedí es clara: ustedes celebran; nosotros coordinamos.
Desde comprobar que cada proveedor sabe dónde tiene que estar hasta dar el “ahora” de la ceremonia, colocar ese detalle que faltaba, controlar los tiempos o resolver aquello que nadie tenía previsto.
Muchas de las cosas que hacemos probablemente ni siquiera las vean.
Y eso significa que lo hemos hecho bien.
¿Van a empezar a organizar su boda?
Guarden esta guía para organizar una boda en 12 meses y vayan avanzando poco a poco. No tienen que resolver toda la boda durante el primer mes.
Y si están organizando su boda en Ourense o cualquier punto de Galicia y sienten que necesitan ayuda para poner orden a todas esas ideas, podemos acompañarlos desde el principio o incorporarnos para coordinar únicamente el gran día.
En Venedí Planner nos ocupamos de la planificación, los proveedores, el diseño y la coordinación para que organizar su boda no se convierta en un segundo trabajo.
Porque organizar una boda en 12 meses no significa controlarlo todo ese día. Significa haberlo preparado tan bien que puedan olvidarse de todo y disfrutar.
Pueden agendar una llamada con Venedí Planner y contarnos cómo imaginan su boda.
Y si todavía están en esa primera etapa de inspiración y decisiones, pueden seguir leyendo nuestros artículos sobre bodas en Galicia. Hay mucho que decidir, sí, pero también mucho que disfrutar antes de llegar al “sí”.
Y antes de irse, empiecen por los números
Si están empezando a organizar su boda, hay algo que puede ahorrarles muchos dolores de cabeza más adelante: tener claro el presupuesto desde el principio.
Para ayudarles con esa primera parte hemos creado nuestro Simulador de Presupuesto de Boda gratuito.
Una herramienta sencilla para empezar a calcular cuánto pueden destinar a su boda, organizar las diferentes partidas y tener una visión más clara del presupuesto antes de empezar a contratar proveedores.
Descarguen gratis el Simulador de Presupuesto de Boda y empiecen a poner números a todas esas ideas.
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Porque soñar con la boda está muy bien. Pero saber cómo hacerla realidad, todavía mejor.
